Política de Conservación

Conservación y disponibilidad de los registros de investigación después de la publicación

Investigación en Educación Médica considera que la responsabilidad de los autores sobre una investigación no concluye con la publicación del artículo. Una vez publicado un trabajo, los autores deben conservar durante un periodo suficiente los registros, datos, documentos y materiales necesarios para explicar, verificar y, cuando sea posible, reproducir los procedimientos que sustentan los resultados publicados.

Esta obligación es distinta de la preservación digital que realiza la revista sobre el artículo publicado. La preservación digital garantiza la permanencia, accesibilidad, autenticidad e integridad del registro editorial; la conservación de los registros de investigación corresponde a los autores y tiene como finalidad permitir que las preguntas posteriores a la publicación puedan ser atendidas con evidencia documental.

Periodo mínimo de conservación

La RIEM adopta como referencia el criterio establecido por el International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE), que establece que los investigadores tienen el deber de conservar durante al menos 10 años los datos primarios y los procedimientos analíticos que sustentan los resultados publicados, y recomienda su preservación en repositorios que permitan una disponibilidad más prolongada.

Por ello, la RIEM recomienda y, para determinados diseños de investigación, podrá exigir que los autores conserven durante al menos diez años después de la publicación los materiales necesarios para reconstruir de manera razonable el proceso de investigación.

¿Qué materiales deben conservarse?

La naturaleza de los materiales dependerá del diseño del estudio. En trabajos de revisión de la literatura, revisiones sistemáticas, revisiones de alcance y estudios bibliométricos, la conservación deberá incluir, cuando corresponda:

• las estrategias de búsqueda efectivamente ejecutadas en cada base de datos o plataforma;
• las fechas de ejecución de cada búsqueda;
• la interfaz, plataforma, versión o proveedor utilizado, cuando esta información sea relevante;
• los filtros, límites, campos de búsqueda y operadores empleados;
• los resultados o exportaciones obtenidos de cada fuente;
• los archivos utilizados para la deduplicación y los registros derivados de dicho procedimiento;
• los criterios de inclusión y exclusión aplicados;
• las listas o matrices utilizadas durante el cribado;
• los registros de decisiones de los revisores y, cuando corresponda, la resolución de desacuerdos;
• las matrices de extracción de datos y las versiones utilizadas para elaborar tablas y figuras;
• las versiones de los protocolos, planes de análisis o documentos metodológicos existentes;
• los archivos que permitan reconstruir las cifras presentadas en los diagramas de flujo;
• los programas, código, scripts, hojas de cálculo u otras herramientas computacionales que hayan intervenido de manera sustantiva en el análisis; y
• cualquier otro material que resulte necesario para comprender o verificar los resultados publicados.

No todos estos materiales tienen que hacerse públicos. La obligación de conservación tiene como finalidad asegurar su disponibilidad cuando sea necesario resolver una duda razonable sobre el trabajo publicado, respetando las restricciones legales, éticas, de privacidad, propiedad intelectual o confidencialidad que resulten aplicables.

Repositorios y preservación a largo plazo

Cuando sea posible y resulte compatible con las obligaciones éticas y legales aplicables, la RIEM recomienda que los datos, materiales y procedimientos relevantes se depositen en repositorios institucionales o disciplinarios confiables que permitan su identificación y preservación a largo plazo. Los autores deben proporcionar identificadores persistentes o enlaces estables cuando estos recursos sean parte de la evidencia necesaria para interpretar o reproducir el trabajo.

Esta práctica es consistente con las políticas de transparencia de revistas internacionales. Por ejemplo, Springer Nature establece políticas de disponibilidad de datos para los materiales necesarios para interpretar y reproducir las conclusiones de un artículo, mientras que BMJ promueve la disponibilidad de los conjuntos de datos y materiales subyacentes a los resultados y utiliza repositorios reconocidos para favorecer su conservación y reutilización.

Asimismo, Elsevier considera dentro del concepto de datos de investigación no solamente los datos primarios, sino también materiales como datos procesados, software, algoritmos, protocolos, métodos y otros elementos necesarios para sustentar los resultados de una investigación.

Responsabilidad después de la publicación

La publicación de un artículo no elimina la responsabilidad de los autores de responder a preguntas razonables relacionadas con su trabajo. De acuerdo con el ICMJE, los autores deben responder apropiadamente a las solicitudes de información o datos que surjan después de la publicación cuando existan preguntas sobre el artículo.

Cuando la RIEM reciba una comunicación posterior a la publicación que plantee una duda metodológica, documental, ética o científica sustantiva, podrá solicitar a los autores información o documentación que permita evaluar la cuestión. La ausencia de determinados archivos no constituye por sí misma evidencia de mala conducta científica; sin embargo, la imposibilidad de verificar aspectos relevantes del trabajo puede limitar la capacidad de la revista para determinar la confiabilidad del registro publicado.

La revista evaluará cada situación de manera proporcional a la naturaleza de la preocupación planteada y a la evidencia disponible. Las comunicaciones posteriores a la publicación no se considerarán automáticamente como indicios de mala conducta, pero tampoco serán descartadas sin una evaluación cuando contengan evidencia verificable o una cuestión metodológica capaz de afectar la interpretación o confiabilidad del artículo.

Transparencia de los procedimientos de revisión

En los trabajos que impliquen búsquedas bibliográficas, revisiones de literatura, revisiones sistemáticas, revisiones de alcance o procedimientos similares, los autores deben describir con suficiente precisión cómo se obtuvieron, depuraron, seleccionaron y analizaron los registros.

El término cribado se refiere al proceso sistemático mediante el cual los registros recuperados en una búsqueda son evaluados frente a criterios de elegibilidad previamente definidos. No significa una selección informal o realizada "a criterio general". Dependiendo del diseño del estudio, puede incluir una primera evaluación de títulos y resúmenes, seguida de una evaluación del texto completo y, cuando corresponda, la resolución documentada de desacuerdos entre revisores.

Cuando un estudio utilice dos o más revisores, herramientas automatizadas, sistemas de deduplicación o procedimientos de priorización, los autores deberán describir su función y alcance de manera suficiente para que el lector pueda comprender cómo se tomaron las decisiones de selección.

Cuando una herramienta computacional o de inteligencia artificial participe de manera sustantiva en la búsqueda, selección, clasificación, extracción, análisis o interpretación, los autores deberán declarar su utilización de acuerdo con las políticas vigentes de la revista y proporcionar información suficiente para comprender qué función desempeñó la herramienta y qué responsabilidad conservaron los investigadores sobre las decisiones finales.

Reproducibilidad de las búsquedas bibliográficas

Los autores deben distinguir entre la reproducibilidad exacta de una búsqueda y la repetibilidad aproximada de una búsqueda realizada posteriormente.

Las bases de datos bibliográficas y motores de búsqueda no son necesariamente registros estáticos. Sus índices pueden incorporar nuevos documentos, modificar registros, corregir metadatos, cambiar algoritmos de recuperación o modificar la forma en que presentan y contabilizan los resultados. Por esta razón, una búsqueda ejecutada en una fecha posterior puede producir resultados diferentes aun cuando se utilice una estrategia aparentemente idéntica.

Esta variabilidad no significa, sin embargo, que cualquier discrepancia pueda atribuirse automáticamente a la naturaleza dinámica de una plataforma. Las diferencias deben evaluarse considerando la magnitud de la discrepancia, la plataforma utilizada, la estrategia exacta, los filtros, la interfaz, la fecha de ejecución y la documentación conservada por los autores.

Por esta razón, en los manuscritos que dependan sustancialmente de búsquedas bibliográficas, la RIEM podrá solicitar las estrategias de búsqueda completas y, cuando sea necesario, los registros o exportaciones que permitan comprobar cómo se obtuvo el conjunto de resultados utilizado en el estudio.

Correcciones, preocupaciones y confiabilidad del registro publicado

La RIEM seguirá los principios internacionales de ética de publicación para determinar la respuesta apropiada cuando se identifique un problema después de la publicación. El Committee on Publication Ethics (COPE) establece que las revistas deben evaluar las preocupaciones posteriores a la publicación con base en la evidencia disponible y que pueden ser necesarias diferentes acciones según la naturaleza y gravedad del problema.

Cuando una cuestión afecta una parte limitada del artículo y el resto del trabajo permanece confiable, puede ser apropiada una corrección. Cuando persisten dudas sustanciales sobre la confiabilidad de resultados o procedimientos, pero todavía no existe evidencia suficiente para establecer que el artículo completo es inválido, puede ser apropiada una Expression of Concern (EoC). Una EoC es una nota editorial que se publica para alertar a los lectores sobre posibles problemas —como sospechas de mala conducta, irregularidades en los datos o investigaciones en curso— relacionados con un artículo ya publicado, en tanto se recaba evidencia suficiente que permita determinar si procede una corrección o una retractación.

La retractación se reserva para situaciones en las que los resultados o conclusiones publicados ya no pueden considerarse confiables, o se presentan otras circunstancias que justifican retirar el trabajo del registro científico.

De acuerdo con el COPE, las decisiones editoriales deben centrarse en la confiabilidad del registro científico y no exclusivamente en determinar la intención o culpabilidad de los autores.

Responsabilidades de la revista

La RIEM reconoce que la preservación de la integridad del registro científico es una responsabilidad compartida entre autores, revisores, editores, instituciones y la propia revista.

La revista continuará preservando el contenido publicado mediante los mecanismos descritos en su Política de Preservación Digital, incluyendo el uso de OJS, LOCKSS y DOI. Estos mecanismos están destinados a garantizar la permanencia y autenticidad del registro editorial publicado.

De manera complementaria, la RIEM fortalecerá sus procedimientos editoriales para los trabajos que dependan de procesos complejos de búsqueda, selección o análisis. Cuando sea pertinente, durante la evaluación editorial podrá verificarse que:

• las estrategias de búsqueda sean suficientemente específicas y reproducibles;
• los criterios de inclusión y exclusión sean coherentes con el corpus finalmente analizado;
• el diagrama de flujo sea aritmética y metodológicamente consistente;
• los métodos descritos correspondan al procedimiento realmente utilizado;
• las herramientas automatizadas o de inteligencia artificial estén declaradas cuando hayan intervenido sustantivamente;
• las versiones, fechas y fuentes de las búsquedas estén adecuadamente documentadas; y
• los materiales necesarios para resolver razonablemente futuras preguntas sobre el trabajo puedan ser conservados por los autores.

Estas medidas no tienen como finalidad convertir la revisión editorial en una auditoría exhaustiva de cada artículo. Su propósito es establecer un nivel razonable de trazabilidad proporcional al diseño y complejidad de cada investigación y preservar la capacidad de la revista para responder responsablemente ante preguntas posteriores a la publicación.

Fundamento internacional

Esta política se interpreta conjuntamente con las recomendaciones y buenas prácticas internacionales aplicables, particularmente las del Committee on Publication Ethics (COPE), el International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE) y la World Association of Medical Editors (WAME), así como con las políticas de preservación y disponibilidad de datos de los principales grupos editoriales internacionales.

La presente política busca asegurar que la publicación científica sea no solamente accesible y permanente, sino también suficientemente documentada para que las investigaciones publicadas puedan ser comprendidas, verificadas y, cuando corresponda, corregidas a lo largo del tiempo.